全てG Suiteで完結させたい。無駄な紙や労力を削減できます。

日本特有の文化ともいえるFAX。これだけテクノロジーが進化しているのに、なぜ今だに、FAXで注文がくるのか?見積りをなぜFAXで欲しいのか?お客様のやり方まで変革することは不可能ですが、是非変えて欲しいと思っている方は多いのではないでしょうか。東京でもまだまだFAXの存在は消えることはく、複合機を入れ替えする時にFAXを外すことはあり得ません。更に地方に行くと、むしろFAXの方がメールより多い企業も多くある現実を考えると、まだしばらくFAXとはお付き合いをしなかければならないと思います。

FAXはGSuiteのチームドライブで受信してしまう。

G Suiteを社内のプラットフォームにされている企業様では、できるだけGoogleに取り込んで管理を簡素化していく動きがござます。つまりペーパーレスFAXも別システムではなく、G Suiteに統合すればより業務は効率化します。そこで、複合機で受信したFAXをGoogleAppsScriptを活用してチームドライブに、リアルタイムに保存する方法があります。

この方法を利用すると、社内ポータルサイトからFAX受信ページを閲覧し、チームドライブのガジェットが表示され、受信したFAX一覧を確認することができます。

外回りをしているスタッフの方々や、出張の多いワークスタイル方々でも本社で受信したFAX文書をリアルタイムに共有することができるため、無駄な紙も労力もなくなります。

社内ポータルの活用方法の一つとして、ご紹介させていただいた本コラムは、お客様からご要望をいただいたことから弊社で構築し、その後弊社でも導入した活用事例の一つとなります。どんどんG Suiteを活用して効率化を推進していきたいと思います。

PR:弊社では、特にに社内ポータルの旧GoogleSitesから、新しいGoogleSitesへの移行支援をサービス提供しておりますので、お困りの企業様はお気軽にご相談ください。

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