GoogleWorkspaceが選ばれる理由

カテゴリー：業務効率化 / 2023年10月23日：投稿

社内環境のIT化、DX推進がますます加速している現在、改めて数あるグループウェアの中からGoogleWorkspaceが選ばれている理由をご紹介したいと思います。

DXを阻むレガシーなメール環境
お問い合わせをいただくお客様の声として真っ先に挙げられるのは「現在のメール環境をどうにかしたい。」という課題です。
まず第一に、企業のメール環境を管理者がコントロールできないこと。レンタルサーバーのメールボックス、gmail.comのメールを利用されている企業では、社員が業務で使用しているメールを受信時に削除、転送、エクスポートされていないかを管理者が把握する事ができません。また第二にメールボックスの容量に制限があり、削除や定期的なバックアップをユーザーレベルで行うケースが発生します。
これらのメールの課題に対し、GoogleWorkspaceのGメールは、独自ドメインをメールアドレスとして使用でき、例えばメールのデータエクスポート禁止、Gメール以外のメーラーでの受信制限、転送制限など、管理者が機能制限を行うことができます。また、送受信の経路確認や削除されたメールの監査も可能です。
ユーザーレベルの容量制限もなく、容量を気にせず業務に集中する事ができ、セキュリティも機械学習とAIを活用した迷惑メールフィルターが、99.9%の迷惑メールや危険なリンクを含むメールもブロックしてくれます。

もう一つの鬼門：オンプレサーバー
次にファイルサーバーの移行について多くお問い合わせをいただきます。オンプレのサーバーにアクセスするのにVPNを使う、いちいちログインを行う手間を何とかしたい、ストレージ構造が煩雑化し管理ができない等など。これらは高機能で安全なオンラインストレージであるGoogleドライブをご利用いただく事により改善する可能性が非常に高い課題です。個人管理のマイドライブ、共有ドライブに明確に権限設定を行う事により、安心してファイル共有、管理が実現できます。ドライブで利用できるGoogle Docs、Sheets、Slidesなどの他のGoogleサービスとも連携が可能な点も魅力の一つです。

セキュリティの向上も
業務全体に関わるセキュリティの問題も、Googleの世界最高水準の機能が提供されます。データの暗号化やマルウェア対策、不正アクセス対策など、さまざまなセキュリティ機能により、企業や組織は、個別のセキュリティ対策にかかるコストはもちろん、セキュリティ対策に関わるスタッフの負担を削減することで、その人的コストも大幅に削減することができます。

Google Workspaceの導入で得られるもの
コロナ禍以降、オフィス内だけでなく自宅やカフェなど、さまざまな場所で仕事をする機会が増えています。従来の環境では自社でサーバーを管理し、ソフトウェアを用意する事で莫大なコストをかけつつも、結局は「特定の環境でないと業務ができない」という大きな制限がありました。
一方Google Workspaceは、インターネット上で利用できるクラウドベースのオフィススイートです。そのためデバイスや場所にとらわれずに、いつでもどこでも作業することができ、働く方の様々な業務ストレスを軽減し、さらに初期費用や運用コストも大幅に削減可能です。

幸いにもIT技術の進歩により、インターネット環境はますます高速化・安定化しており、クラウドベースのオフィススイートを快適に利用できる環境が整ってきました。そしてGoogle Workspaceは、今日も、規模の大小に関わらず多くの企業や組織で選ばれて続けています。それ自体がGoogle Workspaceの優れた機能性の証ではないでしょうか。

「働き方を変えたい」「自社のビジネスの可能性をさらに追求したい」「これからの時代に適合した会社にしたい」、そのような課題をお持ちのご担当者様、ぜひGoogle Workspaceをご検討ください。

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