株式会社日本農林社　　代表取締役社長　近藤友宏 氏

導入のきっかけは、知り合いの会社がGoogleを利用して社内の情報共有システムを構築しており、それを見たことがきっかけです。社内の課題としては、情報化に対応するためコミュニケーション量を増やすことが課題としてありました。そして、G Suiteを導入するに伴い、ポータルサイトの構築が必要でした。理由は、社内のITリテラシーが高くなかったため、ITの敷居を下げる必要があったからです。しかし、GoogleSitesはテンプレートのデザイン性が弊社で利用したいものが少なく、カスタマイズする必要がありました。そこで、GoogleSitesデザインカスタマイズと構築、運用支援を得意とする株式会社マツヤを紹介されて、ポータルサイト構築の支援をしてもらいました。

ポータルサイト導入に伴い、Rakumoボードをアドオンで組み合わせ構築してもらいました。「毎日必ずポータルを確認すること」これを社内ルールとして定め運用していきました。徐々に閲覧頻度が増え、従来メールの確認もできなかったスタッフでも確認するようになりました。現在では、２拠点間でスタッフ全員が同じ情報をタイムリーに共有できるようになり、ポータルサイト導入の成果が確認できています。ポイントは感覚的見やすさが重要であると考えます。サイトがなければ、ITリテラシーの格差が激しくなり、メールやカレンダーの運用すらも難しかったかもしれません。

ポータルサイトが稼働したことで、自然とメールやカレンダーの利用は加速しました。導入当初の目的では日報をGoogleドキュメントを利用して行うことを考えていましたが、今は日報はGoogleカレンダーを利用しています。スタッフが慣れ親しんだこと、毎日スケジュールを入力し、そこに日報を記入するこで、活動の履歴管理が一元的にできること。また過去の履歴を検索できることはGoogleならではのメリットだと感じます。Gogoleカレンダーの日報管理により、事故が発生した場合の活動履歴を遡ることができ、原因の特定ができるようになりました。品質管理に大きく貢献する仕組みになりました。

また、弊社では本社が東京北区、農場が茨城県に所在しているため、社内会議の移動に往復３時間という課題がありました。これをポータルサイトからハングアウトミートを利用することで、移動する必要がなくなり、出張が多い役員はGoogleカレンダーで時間だけ抑えればよいことになります。限られた時間で効果を最大化することが必要とされる中で、G Suiteの可能性は今後益々期待できます。引き続き、株式会社マツヤへのサポートと支援を期待したいと考えています。