＜GoogleSitesで社内ポータルサイトを構築。モバイル端末活用で業務効率化を実現。＞
GoogleスプレッドシートとScriptで、従来のやり方をそのままクラウドへ切り替えできた。配車依頼、配車予定業務が飛躍的に効率化。
栃木県宇都宮市 株式会社 日環 様
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株式会社日環様は、県内大手産業廃棄物処理業であり、循環型社会形成の廃棄物処理の確立を目指されています。日環グループとして、長年の経験と実績を生かし、業務の充実に加え独自の先進的な総合管理システムにより社会のあらゆるニーズに応え、各分野から依頼されるテーマに対して、積極的な研究開発を行われています。
栃木県宇都宮市 株式会社 日環
弊社で長く課題として存在していたのが、廃棄物運搬業務の依頼内容と、配車予定内容の情報共有化でした。この配車依頼と配車予定を全社員で共有する仕組みの部分は、習慣化していたためシステム化することが難しい状況でした。各カテゴリ分けされた車輛のグループ単位で、紙資料で依頼内容を記入し回覧して確認するという作業であり、配送スタッフ、営業スタッフ、事務スタッフがそれぞれ情報を確認するのにタイムラグや無駄な電話のやり取りが多く発生していました。お客様へのレスポンス向上と社内の業務改善を目的に、GSuiteとスマートフォンを利用して、社内全員で情報を共有できる仕組みを検討しました。
G Suiteとモバイル端末の導入を検討に伴い導入を支援してくれるパートナーが必要でした。弊社の希望に沿ったサポートをしてくれるマツヤを選択しました。特に、ポータルサイトを中心とした情報共有の仕組みを得意としていたことが弊社のニーズに合っていたからです。業務内容と業務フロー詳しくヒアリングしていただき、提案いただいた運用手法が、社内ポータルサイト（レスポンシブデザイン対応）とスプレッドシートを活用の方法でした。そして、スプレッドシートに於いては、従来の紙資料の罫線や項目をそのまま利用してはどうか？という提案であり、これはすごく画期的だと感じました。習慣化した業務であり、日々の業務を止めることができなかったため、スタッフ全員が感覚的に使えることが最も重要な要素でした。
導入時には、スマートフォンのキッティングから社内教育セミナーを管理者向け、ユーザ向けに複数回開催していただき、システムエンジニアの方やポータル修正担当スタッフの方々も非常にスピーディーに対応したくれました。お蔭様で、何事もなくスムーズに運用を切り替えることができ、４０年間変えることができなかった配車依頼と配車予定の業務をたった1ヵ月で大変革することができました。
社内ポータルサイトの要素が非常に分かりやすく見やすかったため、パソコンが苦手なスタッフでもトラブルなく情報までたどり着けていました。通常システムを導入した際は、IT担当者には多くの質問や問い合わせがきますが、想定していた混乱は全くなかったと理解しています。
本日も、社内ポータルサイトからスプレッドシートを通じて、営業や配送スタッフはスマートフォンで情報を確認し、事務スタッフが入力した情報をリアルタイムで情報が展開されるようになりました。今後は更に活用できるように、引き続きサポートをお願いできればと思います。
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