弊社はビジネスで世界各国で仕事をする事が多く、多国籍でグローバルな展開をしているため、メールでのやり取りはビジネスに欠かせないコミュニケーションとなります。しかし、近年の迷惑メールやマルウェアの巧妙化により、セキュリティ対策をしていても被害に悩まさせていました。

そこで既存のメールサーバの移設を含めた、メールセキュリティの向上を検討し、インターネットで情報収集をしました。その中でGメールはGoogleの高いセキュリティ内で運用ができる知り、G Suiteのパートナーに複数社問合せをしたことで、株式会社マツヤを知りました。

検討の目的がメールセキュリティ強化であり、最も具体的な対応策について説明をしてもらえたのがマツヤさんでした。社内に専門スタッフが不在でしたので、G Suiteへ移行する流れ、セキュリティ上のメリットや類似事例の紹介、G Suiteへメールを移管することで現状の問題を改善することができるのか？などの質問に対して、導入イメージと改善イメージを想像でき、適切なアドバイスをいただけたため、来社いただきご説明いただく運びとなりました。

そして、G Suiteの説明を伺う中で、メールのセキュリティ向上だけでなく、スケジュールの共有、無制限のファイルストレージ、ドライブファイルストリームとファイルサーバからの移行アドバイス、社内ポータルサイト、ハングアウトミートなど、非常に魅力的な機能をデモンストレーションしていただき、導入メリットが大きかったことから、慎重な協議の上導入を決定いたしました。

また、導入に伴いドメインとサーバの移管が必要でした。サーバについてはWEBサーバとしても利用していたため、ホームページも移設する必要がありました。この部分についてもスムーズな手順とキメ細かなサポートをしていただき、ホームページの移管作業もサーバの契約終了期限内に完了することができました。

更には、マツヤさんの方でホームページリニューアルについても、クオリティが高くローコストに提案いただくことができたため、同時の依頼をさせていただき、リニューアルを進める運びとなりました。

今回の導入の決定については、単にG Suiteの機能だけではく、既存のローカル環境を把握していただき、柔軟なオンサイトのサポートを実施いただけたこと、ホームページの移設やリニューアルなど、関連する全体的なサポートをきめ細かく実施いただけることが、業者選定の決め手となりました。

G Suiteを導入しドメインのレコードをGoogleに切り替えを実施するに伴い、事前に各スタッフに実施いただく作業マニュアルを提示いただき、各自で切り替えに備えた準備することができました。

そして、メールの切り替えが完了してから間もなく、今までトラブルが発生していたメールの諸問題が全て解決いたしました。また、弊社は既存のメールソフトを利用しながらG メールを併用して利用する運用方法が必要であったため、レコード切り替え翌日は、終日サポートエンジニアの方がオンサイトで対応していただき、それぞれのPCの設定サポートや、トラブルシューティングにもその場で対応してもらえたため、何も問題がなく切り替ができました。

メールのダウンタイムがなかったことは、業務上非常に有難いことです。

今回の導入は、メールに限らず社内の情報システム全般を見直す機会になりました。特にファイルサーバの肥大化の課題と、海外出張している社員とのデータ共有の課題を一気に解決してくれるのが、Googleドライブとドライブファイルストリームでした。チームドライブを活用し、またチームドライブ利用上の制限や注意点のアドバイスも受けながら、ファイルサーバのデータの移設を開始しました。

移設には、想定以上に時間はかかりましたがハードウェアに依存しなくなったこと、データが安全にクラウドに保存することができ、世界中のどこからでもチームドライブの共有ができるようになったことは非常にメリットが多く、業務効率化と生産性の向上の繋がりました。

社内のポータルサイトについては、弊社は会議室の予約が重複することが多々あるため、会議室の予約状況をポータルサイトで共有することで、先々の予約管理を実現できたこと。また、必要な情報にアクセスしやすくなったことなど、多くのメリットがあります。

G Suiteを導入したことをきっかけとして、情報共有を加速させ、今後益々業務を効率化していきたいと思います。