弊社では、IT化推進への取組みは早い方で、当時はLotusNotesを利用していました。主な利用用途は社内の掲示板として利用をしていました。その後、某システム会社の業務報告ツールを導入しIT化を推進、そして全社員にスマートフォンとダブレットを導入し、お客様先でカタログを自由に閲覧できるようにカタログ閲覧ツールや、業務連絡ツールとしてサイボウスを導入。それ以外にも多くのツールを導入してペーパーレス環境を推進してきました。

しかし、それに伴い各ツールへのアクセスが複雑化し、各拠点間でルールの統一化やマニュアル化が図りずらく、それぞれのツールへのアクセスを用意にするためのポータルサイトを検討するようになりました。ポータルサイトの検討するに伴い、最初は無料のCMSを利用し自社で内作化をしてスタートしましたが、機能制限や柔軟性に欠けており、運用までは至りませんでした。

そこで、複数のクラウド型のグループウェアを検討し、Office365、LINE WORKS、GSuiteを検討する中で、G Suiteの機能であるGoogleSitesの柔軟性やGoogleドライブとの連携に魅力を感じ、マルチデバイスで利用できることからG Suiteの導入を決定いたしました。

　G Suiteを導入することは社内で決定をしていましたが、次は代理店の選定を検討しました。弊社が望む社内ポータルサイトを利用した情報共有の仕組みを導入から運用までをサポートしてくれる代理店を探しました。単にテンプレートでポータルサイトを作成するのではなく、弊社の利用目的や企業データに合った社内ホームページのような洗練されたデザイン性のポータルを希望しました。理由は、社内での利用を推進していくためには、見やすく直観的に利用できるインターフェースが不可欠であり、利用されてこそ次の新しい発想に繋がると思ったからです。そこで、G Suiteのパートナーサイトから検索し、ライセンス提供だけではなく社内ポータルサイトの構築の実績がある企業を複数社選択し、最終的に株式会社マツヤで決定をしました。代理店選定理由は、株式会社マツヤのポータルサイトのデザイン性が高く、多用な実績があること。導入してからの運用サポートも充実していたこと。初回の導入に限らず運用していく中で、今までの感覚にはない新しい気づきが生まれるように感じさせてくれたからです。

G Suiteの導入に伴い、要望として管理者教育研修とユーザ教育研修を依頼しました。ユーザ教育研修については、オンサイトで当社の研修施設へ技術者の方々に訪問をいただき対応したいただきました。基本的な各アプリの操作方法から、セキュリティ面の注意点、運用上のポイント等４時間の研修を実施いただき、社内の展開スタートしました。

各種講習の中でさっそく、ハングアウトミートを拠点間に機器と一緒に導入し、常にコミュニケーションが取れる社内環境を構築。また、ポータルサイトからも個別に利用できる会議室を設けて、アクセスを簡素化して運用促進を図りました。

G Suiteを導入しても活用できなければ意味がないため、ポータルサイトを中心に活発な情報共有を図り業務効率化を推進していきたいと考えています。